Phần mềm quản lý mua hàng

Quản lý mua hàng

Quản lý mua hàng là việc doanh nghiệp mua hàng hóa và dịch vụ từ các nhà cung cấp. Đây là một phần quan trọng không thể thiếu vì doanh nghiệp không thể có lợi nhuận khi giá sản phẩm bán thấp hơn giá các thành phần mua vào cộng với các loại chi phí.
Quá trình mua hàng hiểu đơn giản chính là làm thế nào để có được nguyên liệu, bộ phận, máy móc, thiết bị và dịch vụ doanh nghiệp cần đáp ứng đúng thời điểm với mức giá có lợi.

Mua sắm hàng hóa chất lượng cao với mức giá càng thấp để nâng cao lợi nhuận của doanh nghiệp. Mua sắm hiệu quả chính là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận.
Quản lý mua hàng cũng chú ý đến giám sát chất lượng các mặt hàng được mua sắm. Chú ý đến mức các mốc thời gian đặt hàng để đảm bảo các nguyên vật liệu đầu vào luôn có sẵn cho quá trình sản xuất.

Quản lý mua hàng cũng giúp doanh nghiệp lựa chọn được các nhà cung cấp phù hợp, duy trì mối quan hệ tốt đẹp với nhà cung cấp. Bên cạnh đó còn giảm thiểu rủi ro khi chỉ có một nhóm quá nhỏ nhà cung cấp. 

Chiến lược mua hàng 

Doanh nghiệp nên giao quản lý mua hàng cho người nhân viên có kinh nghiệm, được đào tạo bài bản, hiểu rõ về cách thức mua sắm hiệu quả. Một chiến lược mua hàng hiệu quả chính là mua được hàng với chất lượng cao, chi phí tối ưu nhất, các giao dịch mua bán diễn ra trơn tru, đúng tiến độ. Căn cứ vào chu kỳ mua hàng chính là cách tốt nhất để quản lý chức năng mua hàng tập trung. 

Chu kỳ mua hàng

Chu kỳ mua hàng là một loạt các bước hoặc quy trình mà doanh nghiệp tuân theo để thực hiện việc mua hàng. Mỗi doanh nghiệp có sự khác nhau riêng của chu kỳ mua hàng, nhưng thường bắt đầu bằng việc xác định nhu cầu và kết thúc bằng việc mua thành công hàng hóa hoặc dịch vụ.

• Xác định yêu cầu: Đầu tiên là doanh nghiệp phải xác định các mặt hàng hoặc dịch vụ cần. Đây có thể là các mặt hàng cần thiết cho chu kỳ sản xuất, hàng hóa để bán lại, đồ dùng văn phòng, đồ dùng bảo trì hoặc các mặt hàng cho bất kỳ yêu cầu nào khác. Khi nhu cầu được xác định, chu kỳ mua hàng bắt đầu. 
• Xác minh và yêu cầu: Sau khi xác định được nhu cầu về dịch vụ hoặc mặt hàng, các thông số kỹ thuật hoặc chi tiết được liệt kê. Có thể cần thảo luận thêm với các bộ phận liên quan để xác định đặc điểm kỹ thuật chi tiết và số lượng sản phẩm/ dịch vụ yêu cầu. 
• Yêu cầu mua hàng: Có thể là một tài liệu được điền thủ công hoặc một biểu mẫu chính thức trình bày chi tiết các mặt hàng cần mua sắm, quy cách, mục đích và số lượng. 
• Phê duyệt mua hàng: Một doanh nghiệp thường có một bộ phận kiểm tra và cân đối lại các yêu cầu đặt hàng và chuyển qua ban quản lý có chức năng phê duyệt các yêu cầu mua hàng. Nếu được chấp thuận thì được chuyển thành đơn đặt hàng. 
• Lựa chọn nhà cung cấp: Hầu hết các doanh nghiệp duy trì một danh sách các nhà cung cấp đã được phê duyệt trước mà họ thường xuyên đặt hàng. Nếu chưa có nhà cung cấp nào đáp ứng yêu cầu đặt hàng lần này thì sẽ tiến hành lựa chọn nhà cung cấp mới.
• Cung cấp: Các mặt hàng đã mua được cung cấp theo các điều khoản đã được thỏa thuận. Nhà cung cấp gửi hàng hóa kèm kèm theo hóa đơn đặt hàng. 
• Thanh toán: Sau khi xác minh chéo đơn đặt hàng, hóa đơn của nhà cung cấp và hàng hóa được giao, doanh nghiệp thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp. Cũng có chính sách hoàn trả tiền, hàng trả hàng hóa theo thỏa thuận giữa các bên.
• Lưu trữ hồ sơ: Hồ sơ của công ty được cập nhật với thông tin kế toán và hàng tồn kho. Nếu toàn bộ chu trình mua hàng được thực hiện bằng phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP, phần mềm sẽ có thông tin chi tiết về việc mua hàng đã thực hiện. Điều này vừa giúp tiết kiệm thời gian cho việc nhập liệu và còn ghi nhận chính xác quy trình mua hàng. 

Xem thêm: Phần mềm CRM

Những lợi ích khi ứng dụng Phần mềm quản lý mua hàng

Sử dụng phần mềm quản lý mua hàng hiệu quả giúp mua được hàng chất lượng cao với giá tốt nhất, nhà cung cấp tốt nhất. Giúp giảm chi phí mua sắm ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp.
Tiêu chuẩn hóa quy trình mua sắm giúp giảm chi phí vận hành.

Phần mềm Quản lý mua hàng OneMRP giúp doanh nghiệp thực hiện tất cả những điều trên dễ dàng. Người quản lý chỉ cần phê duyệt mua hàng thao tác bằng một nút bấm, xem ngay các báo cáo chi tiêu nhanh chóng. Hệ thống ghi nhận thông tin chính xác giúp loại bỏ gian lận.

• Tiết kiệm thời gian, công sức trong việc giám sát quản lý đặt hàng
• Giao diện dễ sử dụng, đồng bộ thông tin giữa các phòng ban
• Kiểm soát, tăng cường mối quan hệ với các nhà cung cấp
• Tiềm năng tiết kiệm chi phí mua hàng, chi phí quản lý dài hạn

Dễ dàng quản lý Nhà cung ứng & Đơn mua hàng

Cải thiện Chuỗi cung ứng

Tồn kho hiệu quả

Tự động hóa quy trình mua hàng

Tự động gửi yêu cầu báo giá cho nhà cung ứng dự trên tồn kho.

Cải thiện hiệu suất mua hàng và tồn kho với các quy tắc thu mua tùy thuộc vào mức tồn kho, quy tắc hậu cần, đơn bán hàng, dự báo đơn hàng sản xuất...

Bảng giá nhà cung cấp

Dễ dàng nhập bảng giá của nhà cung ứng và tham chiếu để ra quyết định mua đúng đắn hơn căn cứ theo khuyến mại, số lượng và điều kiện đặc biệt của hợp đồng. Theo dõi tính sẵn có của sản phẩm trong kho hàng của nhà cung ứng và kiểm tra tình trạng đơn hàng ngay từ trong ứng dụng. Thậm chí, bạn có thể đặt giá bán dựa trên giá của nhà cung ứng.

Nhận được ưu đãi giá tốt nhất từ nhà cung cấp

Nhận giá tốt nhất bằng cách đàm phán với nhiều nhà cung cấp.
Khởi động đấu thầu mua hàng, tích hợp các câu trả lời của nhà cung cấp trong quy trình và so sánh các đề xuất. Chọn ưu đãi tốt nhất và gửi đơn mua hàng dễ dàng. Sử dụng báo cáo để phân tích chất lượng của các nhà cung cấp sau đó.
Bạn cũng có thể sử dụng Thỏa thuận khung để mua hàng từ nhà cung ứng với giá thỏa thuận, trên cơ sở định kỳ trong một khoảng thời gian cụ thể

Thống kê hoạt động mua hàng

Phân tích, dự báo và lập kế hoạch xử lý đơn hàng hiệu quả
Có được bản thống kê chính xác về năng lực của các nhà cung ứng thông qua chế độ báo cáo linh hoạt: trì hoãn giao hàng, chiết khấu đã thương thảo về giá cả, số lượng đã mua, v.v. Tích hợp giao dịch mua với ứng dụng kế toán quản trị để phân tích khả năng sinh lợi của hợp đồng.

Hy vọng rằng những thông tin hữu ích mà OneMRP cung cấp trong bài viết sẽ giúp bạn có cái nhìn toàn diện hơn về quản lý mua hàng. Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một giải pháp quản trị doanh nghiệp hiệu quả, hãy liên hệ ngay OneMRP để được đồng hành và tư vấn bởi đội ngũ chuyên gia dày dặn kinh nghiệm của chúng tôi.