8 Ví dụ về quy trình nghiệp vụ giúp bạn bắt đầu ngay hôm nay

Các công ty ở khắp mọi nơi đang áp dụng công nghệ tự động hóa và chuyển đổi các quy trình thủ công, tốn thời gian, tẻ nhạt của họ thành quy trình làm việc tự động hóa, dễ sử dụng và hợp lý hóa .

Họ đang làm điều này để gặt hái nhiều lợi ích của công nghệ tự động hóa . Những lợi ích này bao gồm giảm chi phí vận hành và tăng năng suất, cũng như tăng tính khả dụng, độ tin cậy và hiệu suất. Đổi lại, điều này dẫn đến nhiều khách hàng hài lòng hơn.

Việc không tự động hóa quy trình công việc của bạn sẽ phải trả giá. Một nhân viên trung bình dành 20-40% thời gian của họ để tìm kiếm tài liệu và mất khoảng 40% năng suất của họ cho việc chuyển đổi công việc. Trong khi đó, các CEO được cho là dành khoảng 25% thời gian của họ cho các công việc có thể dễ dàng tự động hóa.

Mỗi công ty đều có các mục tiêu khác nhau và do đó các nhu cầu và ưu tiên tự động hóa khác nhau. Ví dụ: một công ty sản xuất thường xuyên mua nguyên liệu thô có thể được hưởng lợi từ việc tự động hóa quy trình phê duyệt đơn đặt hàng và hóa đơn. Một cơ quan tạm thời liên tục tuyển dụng và giới thiệu nhân viên mới có thể muốn đầu tư vào tự động hóa quy trình nhân sự để làm cho quy trình tuyển dụng và giới thiệu trở nên liền mạch hơn.

Trong bài đăng này, chúng ta sẽ đi sâu vào tám ví dụ mạnh mẽ về quy trình làm việc tại nơi làm việc và thảo luận về cách tận dụng tối đa từng quy trình làm việc để có hiệu suất tối ưu và hiệu quả quy trình làm việc . Với phần mềm tự động hóa quy trình kinh doanh phù hợp , bạn có thể tự động hóa các quy trình này - và hơn thế nữa.

8 Ví dụ về Quy trình Làm việc Cần thiết Hàng ngày

Dưới đây, chúng ta sẽ xem xét tám ví dụ về các quy trình kinh doanh phổ biến và thảo luận về cách tối ưu hóa từng quy trình làm việc có thể mang lại cho doanh nghiệp của bạn lợi thế cạnh tranh đồng thời giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc.

1. Quy trình nghiệp vụ làm Đơn hàng bán

Đơn đặt hàng bán hàng đóng một vai trò quan trọng trong mọi doanh nghiệp và việc xử lý đơn hàng hiệu quả là yếu tố quan trọng đối với lợi nhuận. Chưa hết, nhiều doanh nghiệp tiếp tục dựa vào email, trang tính Excel và biểu mẫu giấy. Ngay cả trong trường hợp quy trình đặt hàng bán hàng đã được số hóa, chữ ký vật lý vẫn thường được yêu cầu, điều này có thể gây ra sự chậm trễ và tắc nghẽn đáng kể.

Trong môi trường kinh doanh ngày càng kỹ thuật số ngày nay, thủ tục giấy tờ thủ công làm chậm dịch vụ khách hàng và gây rủi ro cho khả năng tồn tại của doanh nghiệp bạn. Điều này đặc biệt đúng nếu đối thủ cạnh tranh của bạn đang cung cấp quy trình đặt hàng kỹ thuật số trực quan.

Hệ thống đặt hàng bán hàng tự động làm giảm khả năng hiểu nhầm, sai sót và bỏ sót. Bằng cách tự động hóa quy trình đơn đặt hàng bán hàng của mình, bạn có thể xóa hoàn toàn các thủ tục giấy tờ thực tế khỏi quy trình phê duyệt. Với các hình thức kỹ thuật số và chữ ký điện tử thân thiện với thiết bị di động, khách hàng có thể ký đơn hàng ở bất kỳ đâu và bất kỳ lúc nào - dẫn đến việc xử lý đơn hàng nhanh hơn.

Mặc dù quy trình làm việc của mỗi tổ chức là duy nhất, nhưng một quy trình đặt hàng bán hàng điển hình có thể trông như thế này:

1. Nhân viên bán hàng tạo đơn hàng.
2. Người quản lý phê duyệt nó.
3. Nếu chiết khấu trên 15% thì VP cũng phải duyệt.
4. Khách hàng (bên ngoài công ty) ký tên vào nó.
5. Lập hóa đơn cho khách hàng.
6. Khách hàng thanh toán hóa đơn.
7. Sự hoàn thành cung cấp (các) sản phẩm.
8. Các tài liệu được lưu trữ để lưu trữ.

2. Quy trình giới thiệu nhân viên mới

Cách bạn giới thiệu nhân viên mới tạo ra tiếng nói cho toàn bộ thời gian của họ với tổ chức của bạn. Trên thực tế, các nghiên cứu đã chỉ ra rằng nhân viên có nhiều khả năng rời công ty hơn khi họ có trải nghiệm gia nhập tiêu cực.

Việc giới thiệu nhân viên mới theo cách thủ công là không hiệu quả và dễ mắc sai lầm và bỏ qua các bước. Nó cũng thường tập trung vào việc ký kết các thủ tục giấy tờ thay vì giúp người mới thuê hiểu vai trò của họ và xây dựng mối quan hệ.

Nếu bạn muốn cải thiện việc giới thiệu nhân viên của mình, hãy thiết lập quy trình làm việc mang lại trải nghiệm chuẩn hóa và nhất quán. Với biểu mẫu động, bạn có thể bắt đầu quá trình giới thiệu sớm hơn và xử lý các biểu mẫu thông tin nhân viên và tài liệu tuân thủ trước ngày bắt đầu tuyển dụng mới.

Quy trình làm việc giúp tổ chức nhiều hình thức khác nhau liên quan đến việc giới thiệu và giảm thiểu số lượng sai lầm mắc phải trong quá trình thực hiện. Những sai lầm mắc phải trong quá trình này có thể tốn kém và khó sửa chữa.

Phần mềm giới thiệu nhân viên tự động có thể giúp bạn đơn giản hóa quy trình này và làm cho quy trình trở nên đáng tin cậy hơn. Tạo bảng phân tích từng bước của quy trình giới thiệu - từ ngày đầu tiên đến dự án đầu tiên và tháng đầu tiên của họ. Điều này giúp nhân viên mới cảm thấy được chào đón vào công ty và tạo ra không gian khuyến khích họ làm việc chất lượng cao.

Quy trình làm việc giới thiệu nhân viên chi tiết sẽ giống như sau:

1. Chuẩn bị nguyên liệu.
2. Nhân viên hoàn thành các biểu mẫu có liên quan.
3. Thảo luận về vai trò, dự án và trách nhiệm.
4. Tạo tài khoản liên quan đến công việc.
5. Chuẩn bị một gói phúc lợi.
6. Giao tài liệu đào tạo.
7. Chỉ định dự án đầu tiên.
8. Lên kế hoạch cho các cuộc họp đăng ký.
9. Thảo luận về các mục tiêu và kỳ vọng dài hạn.
   
   

3. Quy trình thực hiện Đơn hàng mua

Mọi doanh nghiệp đều dựa vào đơn đặt hàng (PO) để quản lý và kiểm soát chi tiêu trong quá trình mua sắm của họ. PO cực kỳ quan trọng vì chúng đảm bảo người mua và nhà cung cấp ở trên cùng một trang.

Các công ty tự động hóa PO của họ được hưởng lợi từ việc giảm chi phí lớn, khả năng kiểm soát và khả năng kiểm soát tài chính tốt hơn, giảm bội chi và tăng năng suất đáng kể.

Gửi email cho các tài liệu PDF xung quanh có thể đã hoạt động trong quá khứ khi in-ký-scan là tiêu chuẩn. Tuy nhiên, email không còn được coi là một cách hiệu quả để gửi thông tin trong toàn công ty.

Trong thế giới kinh doanh với nhịp độ nhanh - thường được quản lý từ xa - ngày nay, các quy trình thủ công dựa vào email và in ấn đơn giản là quá chậm. Việc trì hoãn mua hàng vì PO của bạn đang ngồi trong hộp thư đến của ai đó để chờ phê duyệt có thể làm lùi dòng thời gian sản phẩm của bạn và dẫn đến tổn thất các khoản đầu tư và kinh doanh.

Quy trình công việc đặt hàng điện tử tiết kiệm thời gian quý báu, giúp nhân viên không mắc phải những sai lầm dễ tránh và để họ tập trung vào công việc quan trọng hơn là chạy theo thủ tục giấy tờ. Thay vào đó, PO tự động được chuyển đến (những) người có liên quan để phê duyệt theo các quy tắc bạn đã xây dựng trong quy trình làm việc của mình.

Quy trình đơn đặt hàng đơn giản có thể trông giống như sau:

1. Nhân viên tạo PO.
2. Người quản lý xem xét và phê duyệt nó.
3. Tùy thuộc vào định mức kinh doanh, VP sẽ xem xét nó, ví dụ: nếu số tiền vượt quá $ 10.000.
4. Gửi PO đến nhà cung cấp (bên ngoài công ty).
5. Nhận hàng hóa hoặc dịch vụ.
6. Nhận hóa đơn từ nhà cung cấp.
7. Ủy quyền xuất hóa đơn, thanh toán cho nhà cung cấp.
8. Lưu trữ tài liệu để lưu trữ hồ sơ.
9. Quy trình làm việc của Đơn đặt hàng
   
   

4. Quy trình Yêu cầu nghỉ phép và duyệt yêu cầu nghỉ phép

Yêu cầu nghỉ việc thường phải có sự chấp thuận của người quản lý. Quy trình làm việc có trả lương điện tử sẽ tự động chuyển yêu cầu của nhân viên đến bên phù hợp để phê duyệt. Nó cũng theo dõi quy trình, gửi thông báo nhắc nhở phê duyệt và tự động cập nhật cho các bên liên quan về trạng thái hiện tại của yêu cầu.

Điều này làm cho quá trình yêu cầu PTO nhanh chóng, hiệu quả, chính xác và dễ sử dụng. Nhân viên tránh được căng thẳng khi yêu cầu và theo dõi biểu mẫu của họ, và họ không phải lo lắng về thủ tục giấy tờ.

Người quản lý nhận được yêu cầu nghỉ - cùng với tất cả các tài liệu liên quan - trong vòng vài giây sau khi gửi. Người quản lý có thể phê duyệt và ký vào biểu mẫu từ bất kỳ thiết bị nào, vì vậy không có lý do gì mà họ không có mặt tại văn phòng lại ảnh hưởng đến kỳ nghỉ của nhân viên.

Quy trình làm việc tự động giúp giảm đáng kể thời gian quay vòng yêu cầu PTO so với việc thực hiện quy trình này theo cách thủ công.

Một lần nữa, mỗi tổ chức có cách làm việc riêng của mình, nhưng đây là cách một quy trình làm việc đơn giản có thể trông như thế nào trong hệ thống yêu cầu nghỉ phép của bạn :

1. Nhân viên điền vào biểu mẫu yêu cầu kỳ nghỉ kỹ thuật số.
2. Nhân viên gửi biểu mẫu cho người quản lý của họ dưới dạng điện tử.
3. Người quản lý phê duyệt yêu cầu.
4. Nhân viên lên kế hoạch cho kỳ nghỉ của họ và chặn thời gian nghỉ.
5. Sau đó, họ liệt kê các nhiệm vụ phải hoàn thành trước khi rời đi.
6. Nhân viên bàn giao công việc nếu cần thiết.
7. Nhân viên có kế hoạch chuyển tiếp thời gian trở lại văn phòng.
8. Nhân viên có một kỳ nghỉ xả stress.

5. Quy trình phê duyệt yêu cầu thanh toán công tác phí

Các tổ chức thường xuyên cần phải cho phép các yêu cầu đi lại và xử lý các khoản chi tiêu trong quá trình đi công tác, ví dụ như khi thăm đối tác, tham dự sự kiện, hội nghị hoặc các hoạt động khác.

Quy trình yêu cầu thanh toán công tác phí thủ công cho phép quá nhiều cơ hội để xảy ra sai sót và lạm dụng. Nhân viên có thể ước tính quá cao chi phí đi lại của họ và yêu cầu bồi hoàn nhiều hơn mức cần thiết.

Hoặc, những nhân viên thực sự làm sai biên lai của họ có thể mất cơ hội hoàn trả. Cả hai tình huống đều không lý tưởng và hoàn toàn có thể tránh được với quy trình làm việc điện tử và phần mềm yêu cầu du lịch tự động tại chỗ. Với khả năng tải lên hình ảnh biên lai, nhân viên có thể theo dõi chi phí đi lại của họ khi đang di chuyển bằng camera trên điện thoại di động của họ.

Dưới đây là quy trình thanh toán công tác phí điển hình mà một công ty có thể sử dụng:

1. Nhân viên điền vào mẫu yêu cầu đi lại để tham dự một hội nghị, bao gồm cả chi phí ước tính.
2. Trưởng bộ phận của họ phê duyệt.
3. Nhân viên đi dự hội nghị và lưu giữ hồ sơ chi tiêu của họ.
4. Nhân viên đối chiếu chi phí thực tế với chi phí đã được duyệt.
5. Nếu chi thực tế cao hơn thì phải được Trưởng phòng duyệt lại.
6. Văn phòng Kinh doanh hoàn lại tiền cho nhân viên.

6. Quy trình phê duyệt yêu cầu hoàn trả chi phí

Trong hầu hết các công ty, bộ phận tài chính đầy rẫy các quy trình thủ công lỗi thời. Ví dụ, việc tạo báo cáo chi phí tốn nhiều thời gian và nhân viên nộp chúng theo cách thủ công phải sàng lọc quá nhiều giấy tờ và trang tính Excel. Điều này gây lãng phí thời gian cho những thủ tục giấy tờ không cần thiết mà thay vào đó có thể được dành cho những công việc hiệu quả và hấp dẫn hơn.

Tự động hóa quy trình phê duyệt chi phí làm giảm thời gian không hiệu quả và làm cho quy trình nhất quán hơn. Các biểu mẫu báo cáo chi phí có thể được định cấu hình để có các trường và tệp đính kèm bắt buộc, giảm việc qua lại. Với phần mềm phê duyệt chi phí tự động , người quản lý dễ dàng phê duyệt một số bộ phận trong khi yêu cầu sửa đổi các bộ phận khác. Nhân viên cũng có thể theo dõi trạng thái của các yêu cầu chi phí của họ bất cứ lúc nào.

Một quy trình công việc xác nhận chi phí đơn giản sẽ trông giống như sau:

1. Nhân viên nộp báo cáo chi phí.
2. Người quản lý xem và phê duyệt nó.
3. Tài chính hoàn trả cho người lao động.
4. Tài chính cũng nhập dữ liệu vào hệ thống kế toán.
5. Các tài liệu báo cáo chi phí được lưu trữ để truy xuất sau này.
   
   

7. Quy trình nghiệp vụ Tuyển dụng

Nhân tài là yếu tố quan trọng nhất quyết định thành công của doanh nghiệp trong thế kỷ 21. Do đó, việc thu hút và giữ chân nhân tài đẳng cấp thế giới trở nên quan trọng đối với tương lai của tổ chức. Điều này chưa bao giờ đúng hơn lúc này trong khi Hoa Kỳ đang đối mặt với sự thiếu hụt kỹ năng nghiêm trọng trong nhiều ngành công nghiệp.

Tự động hóa có thể cải thiện chất lượng và phạm vi tiếp cận của danh sách việc làm, tăng lượng ứng viên của bạn và thúc đẩy cơ hội tìm kiếm ứng viên phù hợp cho công việc của công ty bạn. Nó có thể giúp sắp xếp và lọc những người nộp đơn cũng như rút ngắn dòng thời gian nộp đơn đến đề nghị. Quy trình tuyển dụng tự động sắp xếp hợp lý và chuẩn hóa toàn bộ quy trình tuyển dụng. Điều này ngăn các bước nhỏ nhưng quan trọng bị bỏ lỡ và cải thiện trải nghiệm của ứng viên - điều này làm tăng cơ hội họ chấp nhận lời đề nghị của bạn.

Quy trình tuyển dụng tốt hơn dẫn đến các công ty đánh giá kỹ năng của ứng viên chính xác hơn. Điều này có thể giúp bạn tránh được việc vô tình bỏ qua những nhân viên có năng lực và tuyển dụng những ứng viên không phù hợp với vai trò hoặc tổ chức. Tự động hóa tuyển dụng cũng có thể giúp tạo ra một quy trình tuyển dụng công bằng, không có sự thiên vị ngầm.

Tự động hóa cung cấp quy trình từng bước rõ ràng được tuân theo mọi lúc để đảm bảo rằng bạn đang tìm thấy người phù hợp với công ty của mình và không có ứng viên tiềm năng nào bị bỏ lỡ.

Quy trình tuyển dụng chi tiết sẽ trông giống như sau:

1. Bản mô tả công việc được soạn thảo và phê duyệt.
2. Danh sách được lưu hành.
3. Nhân sự tiếp nhận hồ sơ.
4. Phòng nhân sự xác định các ứng cử viên tốt nhất.
5. Xem xét và đánh giá sơ yếu lý lịch / CV.
6. Lên kế hoạch phỏng vấn.
7. Tiến hành phỏng vấn).
8. Thực hiện và gửi lời mời làm việc.
9. Thương lượng hợp đồng.
10. Nếu được chấp nhận, hãy bắt đầu quá trình giới thiệu.
    
    

8. Báo cáo sự cố
Bất kỳ quy trình nào liên quan đến nhiều nhóm đều đã chín muồi để tự động hóa. Về bản chất, các báo cáo sự cố cần phải được đệ trình và xử lý càng nhanh càng tốt để giải quyết vấn đề càng nhanh càng tốt. Chúng thường phải được đánh giá bởi các nhóm khác nhau để xem những bước khắc phục nào phải được thực hiện.

Theo cách thủ công, điều này khó hơn nhiều, bởi vì nhân viên thường xuyên chờ đợi thông tin. Tuy nhiên, khi các báo cáo sự cố được gửi điện tử và tự động chuyển đến bên liên quan, thông tin sẽ được nhận trong vài phút. Điều này giảm thiểu thời gian lãng phí và cho phép nhân viên giải quyết các vấn đề nhanh hơn.

Quy trình xử lý sự cố điển hình có thể trông như thế này:

1. Nhân viên báo cáo sự cố.
2. Nhóm đầu tiên đánh giá sự cố.
3. Đội thứ nhất gửi thông tin cho Trưởng bộ phận.
4. Xác định giải pháp.
5. Tạo và chỉ định nhóm phản hồi.
6. Nhóm thực hiện giải pháp.
7. Lặp lại cho đến khi sự cố được giải quyết hoàn toàn.
8. Thực hiện đánh giá tuân thủ / rủi ro để tránh sự cố tái diễn trong tương lai.

Lời kết
Các doanh nghiệp chọn đầu tư vào tự động hóa tích lũy lợi ích lâu dài đáng kể so với các doanh nghiệp gắn bó với quy trình thủ công (kinh doanh như bình thường). Công việc thủ công khiến bạn chậm lại và khiến bạn có nguy cơ bị thay thế bởi những đối thủ nhanh nhẹn hơn.

Trong thế giới ngày nay, không có lý do gì để trì hoãn quá trình tự động hóa. Các nền tảng tự động hóa hiện đại dễ sử dụng, dựa trên đám mây và giá cả cực kỳ phải chăng. Sử dụng phần mềm quy trình làm việc dễ dàng như frevvo, bất kỳ ai cũng có thể tự động hóa quy trình công việc hàng ngày để không còn phải định tuyến nhiệm vụ giữa các nhân viên theo cách thủ công; phần mềm làm điều đó cho bạn.

Quy trình công việc điện tử dễ dàng thiết lập và giám sát (không cần sự trợ giúp từ CNTT) và cho phép các doanh nghiệp phân tích dữ liệu điện tử và liên tục tối ưu hóa các quy trình thông qua phân tích quy trình làm việc .

Cuối cùng, phần mềm tự động hóa quy trình làm việc sẽ làm cho công ty của bạn thông minh hơn, hiệu quả hơn, năng suất hơn và lợi nhuận cao hơn.