Những khó khăn thường gặp trong quản lý kho

Tốn nhiều thời gian trong hoạt động quản lý kho và khả năng sai sót

Ở nhiều doanh nghiệp, hoạt động nhập/xuất hàng hóa, vật tư vẫn còn thông qua việc ghi chép sổ sách hoặc nhập liệu thủ công bằng Excel. Khi doanh nghiệp có nhiều chủng loại và số lượng hàng hóa lớn thì phải nhập hàng trăm hàng nghìn số liệu do sự khác biệt của mỗi mặt hàng tồn kho. Điều này dẫn đến khả năng sai sót trong quá trình nhập liệu là điều khó tránh khỏi. Việc nhập số lượng lớn thông tin này tốn nhất nhiều thời gian, nhân lực, nguồn lực của doang nghiệp. 

Tìm kiếm hàng hóa trong kho

Số lượng hàng hóa đa dạng, nhiều chủng loại, nhiều đặc điểm khác nhau ở nhiều kho hàng khác nhau và thậm chí là nhiều địa điểm kho hàng khác nhau,...dẫn đến việc xác định vị trí các mặt hàng cần tìm trong kho trở nên khó khăn. Khó xác định được mặt hàng nào còn tồn trong kho có thể khiến một số mặt hàng bị quá hạn sử dụng mà nhân viên không hề hay biết, gây thất thoát cho doanh nghiệp. 

Đảm bảo lượng hàng tồn kho

Đảm bảo số hàng tồn kho không được quá nhiều hoặc quá ít cũng là một bài toán của doanh nghiệp. Tồn kho quá nhiều gây lãng phí, chi phí tồn kho cao. Tồn kho quá ít có thể ảnh hưởng tới quá tình sản xuất, kinh doanh, khả năng đáp ứng hàng hóa cho khách hàng. Vì vây, nắm bắt được số lượng hàng tồn kho chính xác sẽ giúp doanh nghiệp có phương án đảm bảo lượng tồn kho phù hợp, hoạt động sản xuất chạy trơn tru, dự báo được kế hoạch mua hàng,...

Lãnh đạo khó nắm bắt được tồn kho theo thời gian thực

Số lượng hàng hóa tồn kho ngày càng lớn, đa dạng số lượng và chủng loại hàng hóa, sử dụng nhiều thiết bị lưu kho, nhiều nhân viên kho,...có thể dẫn đến chi phí lưu kho tăng cao. Lãnh đạo cần nắm bắt số lượng hàng hóa trong kho để quyết định các chiến lược nhập/xuất/ tồn/giảm giá bán khi sản phẩm sắp hết hạn/ ưu tiên sản xuất trước các loại vật tư,...Nhưng số liệu lãnh đạo nắm bắt được thường thông qua các báo cáo của nhân viên, nhân viên phải tốn nhiều thời gian để tổng hợp số liệu báo cáo, vì vậy dẫn đến khó khăn trong việc nắm bắt tồn kho theo số liệu thời gian thực. 

Phần mềm quản lý kho WMS là gì?

WMS là viết tắt của Warahouse management system. WMS hay hệ thống quản lý kho là phần mềm giúp các công ty quản lý và kiểm soát các hoạt động hàng ngày của kho hàng, từ thời điểm hàng hóa và nguyên vật liệu nhập vào trung tâm phân phối hoặc thực hiện cho đến khi chúng rời đi. 

Hệ thống phần mềm quản lý kho sản xuất WMS là thành phần quan trọng của quản lý chuỗi cung ứng, cung cấp khả năng hiển thị theo thời gian thực về toàn bộ hàng tồn kho trong doanh nghiệp, tồn kho trong kho hàng và quá trình vận chuyển. Ngoài việc quản lý hàng tồn kho, WMS cung cấp các công cụ cho quy trình chọn hàng và đóng gói, tối ưu nguồn lực doanh nghiệp, phân tích và còn nhiều hơn thế nữa.

Những lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý kho sản xuất

Cải thiện hiệu quả hoạt động Quản lý kho hàng

Phần mềm quản lý kho sản xuất WMS tự động hóa và tối ưu hóa các quy trình kho hàng từ khi nhận hàng cho đến khi giao hàng đi - với khả năng xử lý khối lượng đơn hàng nhiều hơn, hoạt động xuất/ nhập kho trơn tru hơn, cải thiện hiệu quả quản lý kho. Giảm thiểu sai sót trong việc chọn và vận chuyển hàng hóa và loại bỏ các công việc trùng lặp và không cần thiết. Phần mềm quản lý kho WMS cũng chia sẻ dữ liệu với hệ thống quản lý vận tải và ERP, mang đến cho bạn một cái nhìn tổng thể mở rộng và đẩy nhanh luân chuyển hàng hóa.

Giảm lãng phí và giảm chi phí

Nếu hàng hóa của bạn có hạn ngày tháng hạn sử dụng hoặc hàng hóa dễ hỏng, phần mềm quản lý kho sản xuất WMS có thể xác định mặt hàng nào cần được chọn xuất trước hoặc mặt hàng nào cần thúc đẩy bán hàng để giảm thiểu lãng phí. Phần mềm WMS có thể giúp bạn xác định việc sử dụng hiệu quả nhất không gian nhà kho, từ việc sắp xếp hàng tồn kho đến cách thức di chuyển kho tối ưu nhất. Một số hệ thống WMS còn mô phỏng nâng cao tạo ra sơ đồ mặt bằng, đặt các pallet, kệ và thiết bị ở những vị trí nào tốt nhất với hiệu quả cao nhất, tiết kiệm thời gian và tiền bạc nhất.

Khả năng hiển thị tồn kho theo thời gian thực

Sử dụng mã vạch, gắn thẻ RFID, cảm biến hoặc các phương pháp theo dõi vị trí khác, phần mềm quản lý kho sản xuất WMS cung cấp cho bạn thông tin chi tiết theo thời gian thực về hàng hóa của bạn khi nó di chuyển vào kho hàng. Với khả năng hiển thị này, doanh nghiệp bạn có thể tạo dự báo nhu cầu chính xác hơn, có chiến lược kiểm kê đúng lúc, cải thiện khả năng truy xuất nguồn gốc - điều này đặc biệt quan trọng trong trường hợp thu hồi sản phẩm.

Cải thiện quản lý lao động

Phần mềm quản lý kho sản xuất WMS có thể giúp bạn dự báo nhu cầu lao động, tạo lịch trình, tối ưu hóa thời gian di chuyển trong nhà kho và giao nhiệm vụ phù hợp cho đúng nhân viên dựa trên trình độ kỹ năng, vùng lân cận và các yếu tố khác. Một hệ thống WMS tốt cũng có thể hỗ trợ thúc đẩy tinh thần của nhân viên bằng cách tạo ra một môi trường làm việc thoải mái, có tổ chức và an toàn hơn. 

Cải thiện mối quan hệ giữa khách hàng và nhà cung cấp

Với hệ thống WMS sẽ giúp cải thiện khả năng hoàn thành đơn hàng, thời giao hàng nhanh hơn và ít sai sót hơn - điều này làm tăng sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng, đồng thời cải thiện danh tiếng thương hiệu của doanh nghiệp. Giảm thời gian chờ cho cho các nhà cung cấp giúp tăng cường mối quan hệ.

Phần mềm quản lý kho sản xuất giải quyết bài toán trong quản lý kho như thế nào

• Đối với hoạt động nhập/xuất hàng: Phần mềm tự động tạo phiếu Nhập/xuất/kho chỉ với 1 thao tác quét QR code/ barcode. Chỉ cần dùng máy Handy cầm tay đã được cài đặt phần mềm, nhân viên kho scan để thực hiện lệnh nhập/xuất kho đảm bảo độ chính xác tuyệt đối và tiết kiệm thời gian.
• Đối với hoạt động tìm kiếm hàng trong kho: Phần mềm quản lý kho sản xuất thiết lập layout kho để tiết kiệm thời gian tìm kiếm hàng hóa. Nhìn vào Layout kho, người quản lý kho có thể nắm được từng vị trí của sản phẩm trong kho từ đó tiết kiệm thời gian tìm kiếm trong kho.
• Đối với việc quản lý hạn sử dụng hàng hoá trong kho: Phần mềm cho phép quản lý hàng hoá theo nguyên tắc FIFO, FEFO. Phần mềm cho phép quản lý nhập, xuất kho theo nhiều phương pháp như: FIFO(Nhập trước xuất trước), FEFO( hàng gần hết hạn sử dụng ưu tiên xuất trước),…
• Đối với hoạt động kiểm kê: Phần mềm cho phép Kiểm kê kho chỉ với 1 thao tác scan mã QR Code/ Bar Code
  Chỉ cần scan mã QR Code/ Bar Code trên các lô sản phẩm, phần mềm sẽ tự động ghi nhận số lượng hiện tại và tạo phiếu kiểm kê kho và cho phép đối chiếu với số lượng tồn kho trên phần mềm. Điều này hạn chế tối đa sai sót so với kiểm kê thủ công.
• Tính giá vốn tự động theo phương pháp: Giá đích danh, Giá bình quân gia quyền, Giá bình quân thời điểm, Giá nhập trước xuất trước.
• Đối với lãnh đạo và quản lý: Hệ thống cung cấp báo cáo/phân tích theo nhiều chiều thông tin. Phần mềm cho phép báo cáo số lượng hàng tồn kho theo thời gian thực hỗ trợ người quản lý trong việc định hướng nhập hàng hóa, tăng hiệu quả sử dụng vốn.

Phần mềm quản lý kho sản xuất OneMRP có thể làm gì?

Quá trình chuyển hàng và nhận hàng vào kho

WMS có thể giúp các doanh nghiệp tiếp nhận, xử lý và lưu trữ các mặt hàng theo cách hiệu quả nhất dựa trên quy trình quản lý kho.

Phần mềm quản lý kho hàng hỗ trợ sử dụng công nghệ RFID và tích hợp tính năng thanh toán, tự động tiếp nhận, xác thực và đối chiếu với các đơn hàng bằng cách quét mã vạch và in nhãn để lưu trữ và truy xuất tồn kho dễ dàng hơn.

Quản lý tồn kho

Phần mềm quản lý kho hàng cung cấp khả năng hiển thị theo thời gian thực kho hàng ở bất kỳ vị trí nào tròn doanh nghiệp, bao gồm cả các mặt hàng đang trong quá trình vận chuyển và đang ở trong cửa hàng. Hệ thống cung cấp thông tin quản lý hàng hóa bằng cách sử dụng công nghệ nhận dạng và thu thập dữ liệu tự động (AIDC) như mã vạch bar-code hoặc RFID. Phần mềm quản lý kho dựa trên các phân tích nâng cao, đếm chu kỳ để dự báo nhu cầu hàng tồn. Với những thông tin chi tiết này, doanh nghiệp có thể điều chỉnh mức độ tồn kho nhanh chóng để đảm bảo có đủ hàng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. 

Theo dõi chính xác số lượng hàng tồn kho là chìa khóa để cải thiện tỷ lệ đơn đặt hàng - nghĩa là các đơn đặt hàng đến nơi đúng giờ, không bị hư hại, hóa đơn chính xác. Phần mềm quản lý kho cũng giúp phân bổ hàng tồn kho theo quy trình công việc và logic chọn hàng để có thể di chuyển hàng tồn kho nhanh hơn khi xuất/ nhập hàng. 

Nhận đơn hàng, đóng gói

Theo nhiều nghiên cứu ước tính rằng chi phí liên quan đến việc lấy hàng tốn rất nhiều chi phí quản lý kho. 

Phần mềm quản lý kho có thể giúp giảm chi phí kho bằng cách lưu trữ, truy xuất và đóng gói hiệu quả nhất. 

Giải pháp quản lý kho giúp việc hoàn thành đơn hàng dễ dàng hơn bằng cách sử dụng các kỹ thuật như chọn đơn hàng riêng lẽ, chọn hàng loạt, chọn hàng theo khu vực, wave picking,...

Vận chuyển hàng hóa

Nhiều phần mềm quản lý kho hàng tích hợp với logistic cho phép tạo ra vô số cách để đẩy nhanh quá trình hoàn thành đơn hàng - ví dụ như tạo vận đơn, danh sách đóng gói, tạo hóa đơn cho lô hàng, cũng như gửi thông báo lô hàng tự động. 

Với các tính năng theo dõi thời gian thực, các công ty có thể theo dõi xem các gói hàng có đến đúng giờ và đến đúng điểm đến hay không.

Hoạt động kho bãi tốt giúp giúp các lô hàng rời bến tàu và vận chuyển hàng đến điểm đến đúng giờ. 

Quản lý lao động

Phần mềm quản lý kho cho phép hiển thị nhân viên kho hàng, thời gian phản hồi, gap năng suất, xu hướng,...theo thời gian thực. Hiểu rõ hơn về chi phí và năng suất liên quan đến lao động sẽ giúp kho hàng kho hàng hoạt động gọn gàng hơn, hiệu quả hơn. 

Bên cạnh việc cung cấp thông tin chi tiết chính, nhiều hệ thống cũng hỗ trợ đan xen nhiệm vụ dựa trên các yếu tố như mức độ ưu tiên hoặc vùng lân cận để giúp giảm thiểu thời gian đi lại tổng thể của người lao động trong kho, thời gian “chết máy” hoặc lãng phí. Hệ thống cũng có thể giúp lập kế hoạch và lập lịch trình quản lý kho, trực tiếp hoặc thông qua tích hợp với các hệ thống khác.

Quản lý bến bãi

Tính năng quản lý bến bãi giúp tài xế xe tải tìm được nơi xếp hàng phù hợp một cách nhanh chóng. Hỗ trợ kết nối chéo, trong đó hàng hóa đến kho được xếp ngay lập tức vào các lô hàng gửi đi mà không cần lưu kho tạm thời - đây là lựa chọn lý tưởng cho các sản phẩm tạp hóa tươi sống. Phần mềm quản lý kho thực hiện việc này bằng cách kiểm tra bản quét nhận các đơn hàng bán hiện tại, sau đó thông báo cho người nhận nếu hàng hóa nên được đặt ở vị trí giao nhau.

Phân tích số liệu quản lý kho

Dữ liệu thời gian thực được tự động thu thập thông qua Phần mềm quản lý kho WMS thay vì dựa vào các phương pháp thu thập dữ liệu thủ công, loại bỏ những lỗi trọng yếu giúp tăng hiệu quả quản lý kho. Dữ liệu này cũng có thể được tích hợp với các phân tích giúp theo dõi các số liệu quan trọng, chẳng hạn như giao hàng đúng giờ, tồn kho chính xác, chi phí phân phối, tỷ lệ lấp đầy đơn hàng hoặc đơn hàng, thời gian chu kỳ đặt hàng,... Sau đó, hệ thống có thể tạo các báo cáo trực quan dễ dàng chia sẻ cho các bên liên quan và được sử dụng để thực hiện các điều chỉnh quy trình hiệu quả hơn.

Hiệu quả khi đưa vào vận hành phần mềm quản lý kho sản xuất OneMRP

• Giảm chi phí tồn kho, đảm bảo mức tồn kho an toàn, phù hợp, tránh lưu kho quá nhiều dẫn đến chi phí lưu kho cao và lượng hàng lưu kho thấp nhưng vẫn đáp ứng đủ nhu cầu sản xuất, kinh doanh
• Tiết kiệm thời gian nhập, xuất, kiểm kê kho, làm báo cáo
• Quản lý tồn kho theo thời gian thực: Kiểm soát kho nhanh chóng, chính xác, tránh thất thoát, gian lận
• Giảm chi phí lưu kho, tiết kiệm được chi phí cho doanh nghiệp
• Giảm áp lực lên nhân sự phụ trách kho, hạn chế tối đa các sai sót trong quy trình quản lý kho
• Lãnh đạo có được báo cáo tồn kho nhanh chóng và chính xác theo thời gian thực hỗ trợ việc ra quyết định

OneMRP có gần 10 năm kinh nghiệm cung cấp giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp cho nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam. Và đặc biệt là tư vấn phần mềm quản lý kho, quản lý sản xuất cho nhiều ngành sản xuất như cơ khí, chế tạo máy móc, thiết bị, sản xuất thực phẩm,...

Nếu doanh nghiệp bạn đang gặp khó khăn trong quản lý kho hàng và đang tìm kiếm phần mềm quản lý kho hiệu quả, đội ngũ OneMRP luôn sẵn sàng.